仕事で失敗しないメモの書き方

特に社会人になるとメモをとる機会が増えてくると思います。私自身、過去にメモの取り方で痛い目をあってきた経験もありますので、ここでは私が経験した中でのメモの取り方で押さえておきたい基本のポイントを紹介したいと思います。色んなシーンでの知識吸収や引き継ぎの際にメモ術を活用頂けたらと思います。

メモをとる事は大事

まず、そもそもメモをとる事はけっこう大事。私の周りにも、記憶力には自身がある!と言いながらメモを取らずに仕事を進めている人もいました。その人は大抵、こないだ言ってた○○ってどうなったかな? と聞くと、結構な頻度で忘れている事がありました。聞いたその場では、これくらいメモしなくても大丈夫、と思いながら少し時間が経過するとすぽっと忘れていた事ありますよね。記憶力がいくら良かったとしても色んな仕事を平行していると一瞬で記憶が消えてしまうものです。なので、記憶力に自身があったとしてもまずはメモをとる事をおすすめします。
私も過去に苦い経験がありますが、特に重要事項などの聞き漏れは致命的です。自分を守る意味でもメモを取りましょう。

 

メモのとり方についてポイントを紹介

では早速メモをとる際に押さえておきたいポイントを紹介します。メモの取り方は意識次第で取り方も変わり、今後より活用しやすくなると思います。
メモをとるシーンは、知識を学んだり、アイディアを記したり、業務の引き継ぎをしたり等の様々なシーンがありますが全般に共通する事だと思いますので活用してみてください。

読み返してもわかる様にかく

綺麗いに書く必要はありませんが、文字が汚すぎてあとで読み返した時にわからないという事だとメモの意味がありません。自分だけでもわかればいいやーと思って書いたとしても後々読み返してみると、自分自身がわからなかったという事にもなりかねませんよね。ある程度文字が判別できる様に書き、業務の引き継ぎや取次等の場合は特に第三者にも読める文字を意識しましょう。

メモは1件あたり1スペース。スペースを意識する。

メモ帳に記載した文字が散らかりすぎで、情報がごっちゃごちゃにならない様に気をつけましょう。付箋などに書く場合は、あらかいじめ付箋1枚につき1件の内容を書く為問題ないと思いますが、ノートなどのフリースペースにメモをする場合は注意が必要です。フリースペースにメモを残すのであれば、まず、あらかじめペンでスペースを区切り(マーカーなど色付きのものだとわかりやすい)1スペース毎に書く事を意識しメモをとる事をオススメします。
例えばですが、いくつか折り返し先の連絡先を聞きとり、メモに書いたけれどもどの番号が正しかったっけ? と行った事になかねません。連絡先を間違って引き継いでしまったという事になれば目も当てられません。

聞きながら残す

メモはできるだけ聞きながら残す様にしましょう。話が終わって残す事はそんなにないと思いますが、記憶はすぐにすり替わります。聞いた事を全て残していると、必要な情報が漏れてしまう為要点を押さえてメモを残しましょう。

全てを書こうとしないでポイントを押さえる

私が新人を指導している時ですが、何でこんな事までメモを残すの? と思ってしまう事がよくあります。ノートに書いたとしても、その情報ノートから引き出す事ある? と聴き書くと、返ってきたきた答えが覚えないといけないんでメモに残しておきますと。
まだ、必要か必要でないかの判別もできていない事が理由だと思いますが、書いて覚えるまでの情報でもなく、今後ノートを読み返し引き出すまでの情報でもない事はメモをとるのを辞めさせます。
大事な情報か否かの判別は重要。その業務に精通していなくてもある程度、客観的に考えて判断できる事もあります。無駄を省く為や本当に必要な情報をメモする為にも重要だと思いますので意識してみてください。

最後に、私が使ったオススメメモ帳を紹介します。
メモ帳は良いものを使ってメモ活用してみてください。